Факсимиле: инструкция по применению

На прошлой неделе правовые порталы сообщали, что Арбитражный суд Северо-Западного округа в Постановлении по делу № А26-2242/2020 подтвердил правоту налоговой инспекции, которая отказалась осуществить вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле.

В профессиональных кругах возобновилась дискуссия о факсимильной подписи и законности её использования в тех или иных случаях. История вопроса не нова: Минфин уже давно настаивает на том, что факсимиле на счёте-фактуре может привести к отказу в вычете, а Высший арбитражный суд РФ в бытность своей автономии активно поддержал этот подход (см. Постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 года № 4134/11).

Дело в том, что ни Налоговый кодекс, ни Федеральный закон «О бухгалтерском учете» не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счёта-фактуры.

То же касается прочих первичных документов. Здесь, как и во всяком публичном праве, действует принцип «что прямо не разрешено, то запрещено». Пытаясь добиться в этом вопросе понимания со стороны хозяйствующих субъектов, Министерство финансов опубликовало письмо от 8 декабря 2017 года № 03-03-06/1/81951 «О налоге на прибыль и НДС при оформлении первичных документов и счетов-фактур с использованием факсимильной подписи», а позже ещё одно от 10 апреля 2019 года № 03-07-14/25364, в которых прямо указало, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Но свежее судебное решение подтверждает непреложную истину: «Повторение — мать учения». Поэтому сегодня мы рассмотрим тему непростого правового режима факсимиле и дадим несколько советов, которые помогут не оказаться в «факсимильном проигрыше».

Ведь инструмент этот, действительно, популярен, удобен и может существенно оптимизировать документооборот вашей компании.

Что такое факсимиле?

Факсимиле или факсимильная подпись — это фактически копия собственноручной подписи человека. Она может использоваться как клише-печать или в электронной форме. В отличие от «живой» подписи, которая всегда аналоговая, факсимильная узнаётся при сопоставлении нескольких документов, на которых она абсолютно одинаково смотрится. Удобство факсимиле состоит в возможности визировать и заверять документы от имени лица, например, руководителя организации, главного бухгалтера, без  его личного участия. В этом же состоят и риски данного инструмента. Вот почему факсимиле часто уступает собственноручной подписи в вопросе доверия и имеет ряд нюансов использования.

Дьявол в деталях. Как использовать факсимиле?

Применение инструмента усложняется отсутствием единого специального закона, которым бы устанавливался правовой режим факсимиле, все запреты и дозволения.

«Лайфхаки» для правоприменителя пришлось собирать по самым разнообразным правовым источникам, и вот что каждому уважающему себя подписанту необходимо иметь в виду, приступая к работе с факсимиле.

Первое и главное, что следует держать в поле внимания, это принцип «что прямо не разрешено, то запрещено» — неспроста мы с него начали. Дело в том, что даже диспозитивный Гражданский кодекс нужно читать буквально, без вольного толкования, а его статья 160 допускает использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. И это не наше профессиональное мнение, а цитата из части второй Письма Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (да, когда-то такое ведомство существовало). Письмо № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи» 1 апреля 2021 года отметило семилетие, но юридической силы до сих пор не утратило и подлежит применению.

Итак, если в отношениях с контрагентами вы предполагаете пользоваться факсимиле, заключите прежде соглашение об этом.

Второе, тоже важное: данное Письмо МНС содержит также прямой запрет на использование факсимиле на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Здесь, что называется, в суд не ходи, запрет однозначный.

Третье. Анализ правоприменительной практики, в частности, судебных решений и опыта специалистов в рассматриваемом вопросе, указывает на то, что факсимиле категорически нежелательно (правильнее сказать, запрещено) пользоваться на кадровых документах: трудовых договорах, трудовых книжках, приказах и так далее.

Четвёртое. Выше мы привели цитату из Приказа, что факсимиле запрещается проставлять на всех документах, имеющих финансовые последствия. Что это за документы (помимо кадровых, у которых в некотором смысле тоже есть финансовые последствия)? Это упомянутые в самом начале счета-фактуры, первичные бухгалтерские документы (чеки, накладные и прочее); налоговые декларации и, в целом, любые документы, связанные с налогообложением; кассовые книги, расходные ордеры. Словом, все бумаги, связанные с деньгами, их оборотом, операциями с ними.

Итак, использование факсимиле — удобный способ оптимизировать документооборот внутри организации и деловую переписку с партнёрами. Важно лишь знать и помнить о юридических тонкостях его применения, чтобы практика судебных процессов с налоговыми органами или несговорчивыми контрагентами не стала частью вашей профессиональной активности.

Виктория Бурла

для компании «Юридиция»

13 апреля 2021 года